مدارک دقیق به نوع کالا، مبدأ، مقصد و رویه گمرکی بستگی دارد، اما آماده‌کردن اطلاعات پایه از ابتدا از بسیاری از تأخیرها جلوگیری می‌کند.
اطلاعات تجاری پایه
پیش از رزرو، اطلاعات دقیق فروشنده، خریدار، کالا و مشخصات محموله معمولاً موردنیاز است.
- اطلاعات فاکتور تجاری یا پروفرما
- پکینگ‌لیست شامل تعداد بسته، ابعاد و وزن
- HS Code یا اطلاعات طبقه‌بندی کالا
- آدرس بارگیری و تحویل
اسناد مرتبط با روش حمل
نوع سند حمل به روش حمل بستگی دارد و حمل زمینی، دریایی، هوایی و ریلی اسناد متفاوتی دارند.
- CMR برای حمل زمینی در موارد مربوط
- Bill of Lading برای حمل دریایی
- Air Waybill برای حمل هوایی
- اسناد حمل ریلی برای مسیرهای ریلی
قبل از حرکت بار بررسی کنید
الزامات تحریم، کنترل صادرات، واردات، ترانزیت و گمرک به طرفین، نوع کالا و کشورهای درگیر بستگی دارد و باید برای هر محموله جداگانه بررسی شود.
- نوع کالا و HS Code را تأیید کنید
- Incoterms و مسئولیت طرفین را مشخص کنید
- مجوزها، گواهی‌ها و شرایط ویژه را بررسی کنید
اطلاعات اسناد را با یکدیگر تطبیق دهید
نام طرفین، شرح کالا، تعداد بسته‌ها و وزن‌ها باید در مدارک مختلف به همان محموله اشاره کنند. وزن خالص و ناخالص را جدا بنویسید و واحد اندازه‌گیری را مشخص کنید. اگر تعداد تجاری کالا با تعداد بسته‌های حمل متفاوت است، علت آن را روشن کنید. در صورت تغییر بسته‌بندی پس از اعلام نرخ، فهرست جدید را پیش از دریافت بار بفرستید تا برنامه حمل دوباره کنترل شود.
نسخه مدارک و مسئول پیگیری را مشخص کنید
فرد مسئول اصلاح اسناد فروشنده و فرد تأییدکننده اطلاعات گیرنده را مشخص کنید. فایل اصلاح‌شده باید از نسخه قبلی قابل‌تشخیص باشد و روشن شود کدام فایل جایگزین شده است. پیش از ارسال کالا، مسئول تهیه هر مدرک باقی‌مانده و زمان ارائه آن را هماهنگ کنید. این چک‌لیست برای نظم‌دادن به پرونده حمل است و به معنی تأیید مجازبودن یک محموله یا کامل‌بودن همه مدارک موردنیاز نیست.