پیش از اعزام وسیله حمل، حواله خروج، مشخصات بسته‌بندی و برنامه ادامه مسیر به ایران را هماهنگ کنید.
مسئول صدور مجوز تحویل را مشخص کنید
فروشنده، انبار و هماهنگ‌کننده حمل ممکن است سه مجموعه متفاوت باشند. نام و آدرس کامل انبار، شخص تماس و شماره مرجع دریافت را بگیرید. از فروشنده تأیید بگیرید که دستور تحویل به انبار رسیده است. آماده‌بودن فیزیکی کالا به‌تنهایی برای انجام دریافت کافی نیست.
نوبت بارگیری را هماهنگ کنید
برای انبار در روتردام، آمستردام، آیندهوون یا دیگر شهرها، ساعت کاری و روش تعیین نوبت را بپرسید. این اطلاعات را به هماهنگ‌کننده وسیله حمل بدهید. تجهیزات بارگیری، دسترسی کامیون و شماره مرجع موردنیاز راننده را روشن کنید و برای اطلاع‌رسانی تغییرات لحظه آخری هماهنگ باشید.
پکینگ‌لیست نهایی را بررسی کنید
تعداد بسته، وزن ناخالص و ابعاد بیرونی باید مطابق وضعیت آماده تحویل در انبار باشد. اگر کالا دوباره بسته‌بندی شده، اعداد جدید را بگیرید. پالت غیرقابل‌چیدمان، صندوق حساس و محدودیت جابه‌جایی را مشخص کنید. عکس بار برای روشن‌شدن وضعیت مفید است اما جای اندازه‌گیری را نمی‌گیرد.
وضعیت آزادسازی و صادرات را روشن کنید
از فروشنده یا انبار بخواهید مراحل باقی‌مانده برای تحویل یا صادرات و مسئول هر مرحله را مشخص کند. اطلاعات تجاری و حمل موجود را پیش از دریافت با فورواردر در میان بگذارید. مدارک لازم به خود کالا و نوع جابه‌جایی بستگی دارد؛ محل انبار به‌تنهایی کافی‌بودن مدارک را مشخص نمی‌کند.
روش ادامه حمل را با اطلاعات نهایی انتخاب کنید
در بررسی زمینی، هوایی و دریایی، مشخصات یکسان و آماده تحویل بار را مبنا بگذارید. برای بار کوچک و فوری گزینه هوایی بخواهید. برای بار کانتینری، حمل انبار تا بندر و محدوده خدمات مقصد را هم لحاظ کنید. مسیر و پذیرش متصدی حمل باید برای همان محموله بررسی شود.
پس از دریافت، اطلاعات را تکمیل کنید
تعداد بسته‌های دریافت‌شده را تأیید و مغایرت تعداد یا بسته‌بندی را سریع مطرح کنید. شماره مرجع دریافت، محدوده توافق و پکینگ‌لیست به‌روز را کنار مکاتبات نگه دارید. اگر چند فروشنده در هلند دارید، وضعیت آزادسازی هر بار را جدا ثبت کنید تا دریافت ناقص در سفارش تجمیعی پنهان نماند.
برای بررسی محموله خود، اطلاعات مبدأ، مقصد و بسته‌بندی را در فرم درخواست نرخ ارسال کنید.